Anleitung Mailumleitung in Outlook einrichten / verwalten

Anleitung Mailumleitung in Outlook einrichten / verwalten


Mailumleitung in Outlook einrichten / verwalten

Mit dieser Anleitung kannst du:
  • Mailumleitungen einrichten
  • Mailumleitungen verwalten

Was ist eine Mailumleitung

Eintreffende Mails können automatisch verschoben oder weitergeleitet werden
Beispiel:
            «Eine E-Mail die ich bekomme soll an Mitarbeiter X weitergeleitet werden.»


Outlook Desktop App


Aufruf der Einstellungen


Die Regeln für die Mailumleitungen können aufgerufen werden über den Menüpunkt "Regeln / Regeln und Benachrichtigungen verwalten" im Menü von Outlook:



oder links oben auf "Datei" und dann auf "Regeln und Benachrichtigungen" klicken:



neue Mailumleitung einrichten


Schritt 1

die Auswahl "Neue Regel" anklicken:

Schritt 2

die Auswahl "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden" wählen und auf "weiter" klicken:

Schritt 3

die wichtigsten Bedingungen sind unten markiert und im Detail beschrieben:


  1. die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt
            diese Regel wird dann angewendet wenn zB das Mail von mario.painsi@tisa.ch oder dem Verteiler tisa@tisa.ch kommt
  1. die meinen Namen im Feld "An" oder "Cc" enthält
            diese Regel wird dann angewendet wenn mein Name im "An" oder "Cc" Feld einer E-Mail steht
  1. die an einer Person / öffentlichen Gruppe gesendet wurde
            diese Regel wird dann angewendet wenn zB das Mail an widnau@tisa.ch oder den Verteiler tisa@tisa.ch gesendet wird
  1. mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text
            diese Regel wird dann angewendet wenn zB das im Betreff oder Text "Rechnung" enthalten ist

Schritt 4

die wichtigsten Bedingungen sind unten markiert und im Detail beschrieben:


  1. diese in den Ordner "Zielordner" verschieben
            das Mail wird direkt nach dem Eintreffen in den gewählten Zielordner verschoben
  1. diese löschen
            das Mail wird direkt nach dem Eintreffen gelöscht
  1. diese an einer Person / öffentliche Gruppe weiterleiten
            das Mail wird direkt nach dem Eintreffen an den entsprechenden Kontakt weitergeleitet

Schritt 5

in der letzten Auswahl kann ein Name für die Regel festgelegt werden




Mailumleitungen verwalten

im unteren Teil die entsprechende Regel auswählen:

Mittels Klick auf die Checkbox können die Regeln aktiviert oder deaktiviert werden:



Mittels Doppelklick kann die Regel bearbeitet werden (siehe oben)


Vorlagen für Mailumleitungen

Weiterleitung an einen anderen Mitarbeiter während des Urlaubs

Datei unter Regeln / Optionen / Regeln importieren ins Outlook importieren:


Anschließend noch die Empfangsadresse ergänzen.


Outlook Web

Einloggen unter https://outlook.office.com/ und rechts oben auf das Zahnrad klicken:


Im Menü links auf "E-Mail" und mittig auf "Regeln" klicken:



Anschließend können mit den ähnlichen Schritten wie oben beschrieben die Regeln erstellt und verwaltet werden.


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